Cómo se hace la clasificación de los activos en un sistema contable

Uno de los soportes de la contabilidad de toda empresa son sus activos, que, en otras palabras, se tratan de un bien, recurso o derecho que la empresa posee.  Los equipos informáticos, los muebles, edificios propios, maquinarias o los derechos de cobro por un servicio prestado, son ejemplos de activos.

En el registro contable, los activos se clasifican dependiendo de su liquidez, es decir, de su facilidad para convertirse en dinero o un medio líquido equivalente.

Los activos forman parte de las cuentas contables, un conjunto de registros en donde se detallan todos los movimientos financieros de la empresa, permitiendo tener claridad sobre ingresos, egresos, deudas y similares.

Atendiendo a lo anterior, la importancia de las cuentas contables radica en que permiten a la empresa tener un mejor control financiero, dando cuenta de cada movimiento económico realizado. Así, es posible sustentar la toma de decisiones estratégicas en información concreta, además de permitir generar balances precisos que faciliten las gestiones relacionadas tanto con la autoridad fiscalizadora (SII) como con eventuales inversionistas.

A grandes rasgos, podemos decir que el registro contable se compone de 6 grupos:

• Activo: bienes y derechos de la organización.
• Pasivo: obligaciones de la empresa frente a terceros.
• Patrimonio: suma de las aportaciones de los dueños o socios.
• Ingresos: dinero que entra a la empresa por el ejercicio de su actividad.
• Costos: dinero desembolsado por la adquisición de activos que reportarán un beneficio económico para la empresa.
• Gastos: partidas que aumentan la deuda o pérdida de la empresa.

Por otro lado, las cuentas contables pueden clasificarse en:

• Cuentas reales: considera los bienes, obligaciones y derechos de la empresa.
• Cuentas nominales (o de resultados): ingresos y egresos derivados de la actividad económica de la compañía en un período determinado.
• Cuentas mixtas: saldo de una parte real y otra nominal en una fecha determinada.
• Cuentas de orden: controlan las operaciones que no afectan el activo, pasivo o patrimonio del negocio, pero que sí contraen una obligación o derecho.

De interés: Guía para pagar el IVA con un sistema contable.

El rol del sistema contable en la clasificación de los activos

Los sistemas contables son vitales para toda empresa y están presente en cualquier actividad económica. De hecho, cada vez que nos sentamos a calcular lo que nuestro negocio ha facturado o a sumar los pagos que hemos realizado, estamos haciendo uso de un sistema contable.

En el ejercicio contable formal, el registro se puede hacer dos formas: manual o automatizada.

En el registro manual este es el proceso:

• El contador necesita tener a la mano todas las transacciones y respectivos soportes físicos para hacer la contabilidad.
• También debe tener a disposición los distintos libros contables.
• A continuación,  tendrá que apuntar cada uno de los registros en las hojas de contabilidad.  Por ejemplo, mediante una planilla Excel.
• Para evitar errores, la información tiene que seguir un orden sistemático en cada libro.
• Si los números no cuadran,  el contador tendrá que realizar uno a uno los registros realizados, con la finalidad de detectar el error.

Por otro lado, la forma automatizada -es decir- que utiliza un software de por medio- tiene un proceso distinto que, por lo general, sigue la siguiente estructura:

• El contador registrará la contabilidad en el software mediante un Plan de Cuentas predefinido (aunque  existe la opción de personalizarlos).
• Dependiendo del software, podrá cargar masivamente documentos como las compras, ventas y comprobantes.
• Si tiene que generar reportes, como los  balance de 8 columnas o estados de resultados, el software los hará automáticamente.

Las ventajas del sistema contable automatizado

Apoyarte en un software especializado para llevar la contabilidad de una empresa tiene grandes beneficios, entre los cuales vale la pena destacar:

1. Integración con facturación electrónica

Con el software de contabilidad adecuado, podrás realizar la integración con una plataforma de facturación electrónica y mejorar las operaciones contables.

2. Soporte capacitado

Si surgen dudas o problemas, siempre es bueno contar con un equipo de profesionales que pueda resolver cualquier  inquietud relacionada con el uso del software.

3. Mayor rapidez y reducción de costos

Al apoyarnos en estas herramientas, podremos optimizar tareas importantes y utilizar de una mejor manera los recursos de la empresa. Por ejemplo:  la actualización de los libros contables o la generación de balances. Del mismo modo, esto permitirá una mejor gestión de la actividad económica del negocio, haciendo posible la toma de decisiones acertadas y fundadas en información precisa y actualizada. 

4. Datos más seguros

Entendiendo que la información contable puede perderse en un computador o que  un archivo Excel puede dañarse en cualquier momento, la mejor opción siempre será contar con un software contable online.  De este modo, la información estará resguardada en la nube y podrás acceder a ella con toda la movilidad posible, desde cualquier computador con acceso a Internet. 

Como ves, apoyarte en un software especializado conlleva innumerables beneficios para la gestión de la contabilidad de tu empresa. Además, entendiendo que la facturación electrónica es obligatoria en Chile, este tipo de herramientas facilitará el registro de los DTE y su integración con los registros contables, evitando así, las inconsistencias que pudiesen generarse con el Servicio de Impuestos Internos.